Todos somos conscientes de la importancia del foco, pero nos resulta complicado gestionarlo cuando los correos, las reuniones y las tareas nos invaden cada día.  Pero a la hora de ponernos en marcha con un nuevo proyecto, era necesario  enfocarnos  para definir nuevas comunicaciones y herramientas que queríamos utilizar.  Es así como nació Acelerón, nuestro  programa de aceleración.

¿En que consistió nuestro Acelerón?

La iniciativa duró  5 días en las que todas las personas del proyecto involucradas en la definición de casos de uso nos juntamos sin interrupciones para definir en qué consistían las nuevas comunicaciones que se querían sacar dentro del proyecto. Además, contamos con compañeros de distintas áreas del banco para asegurar que estábamos todos alineados: personas de negocio aportaron su conocimiento, los de Arquitectura IT nos enseñaron cómo evolucionar los sistemas del banco para poder cumplir los objetivos que nos habíamos marcado y tuvimos también la ayuda en remoto de una persona de data que colaboró aportando  datos en nuestras discusiones.

¿Qué pasos previos dimos?

Para preparar el Acelerón, hicimos varias propuestas y hablamos con los managers de las personas que considerábamos clave para conseguir que entendieran el por qué era necesario y se sumaran a la propuesta. Además, para poder cumplir los objetivos, definimos una serie de puntos que teníamos que tener resueltos antes del Acelerón:

  • Acordamos con María Alonso, la sponsor del proyecto, un backlog con los casos que queríamos tratar.
  • Definimos un DoR (Definition of Ready) que fue una parte crítica para el éxito de la iniciativa y que nos ayudó durante las discusiones.
  • Liberamos agendas de las personas involucradas para que pudiesen asistir
  • Acordamos un horario que funcionara lo mejor posible para todo el mundo, algo que fue posible por el esfuerzo y predisposición de las personas involucradas (mil gracias).
  • Buscamos una sala fuera de la oficina de Las Rozas para evitar interrupciones.
  • Acordamos qué reglas seguiríamos en caso de que alguien no pudiese participar en una discusión. Aunque decidimos que no reabrimos discusiones, sí tuvimos en cuenta los comentarios en el resumen del día anterior, lo cual no nos frenó demasiado.
  • Acordamos que los casos iban a quedar recogidos en el tablón kanban del proyecto para que cualquiera pudiera consultarlos cuando quisiera.

¿Cómo fue el Acelerón?

Fue una gran experiencia, sobre todo porque conseguimos estar enfocados y con  un único objetivo común. Los intercambios de opiniones fueron muy abiertos (como han sido siempre) y descubrimos con el paso de los días los diferentes perfiles que tenemos cada uno. Esa variedad de perfiles junto con los datos de los usuarios enriquecía las discusiones y nos hacía tomar decisiones sobre cómo definir los casos y la estrategia a seguir para validar nuestras asunciones. Igualmente, el equipo se conoció mucho más y creo que un mes después podemos decir que el espíritu sigue presente en el equipo.

Pero para que no os quedéis sólo con mi visión, esto es lo que piensan los participantes en la experiencia:

Natalia: “Cuando pones realmente el foco y esfuerzo del grupo en algo concreto, el trabajo avanza más alineado y, además, cunde mucho más”.

Ricardo: “Unas jornadas muy motivadoras e inspiradoras aislados del día a día que permitieron que la palabra “acelerón” cobrase vida”.

Teresa: “Creo que ha sido súper productivo el salir 1 semana de la oficina y poner foco en el proyecto para avanzar. Además, a nivel equipo ha sido muy intenso pero un auténtico placer, he aprendido y disfrutado mucho con todos mis compañeros”.

Pablo: “Hubiera sido imposible obtener el mismo resultado sin la posibilidad de estar todo el equipo juntos, sin problemas con las agendas y sin interrupciones. Ha sido un tiempo muy provechoso en el que además hemos aprendido lo que se consigue poniendo foco”.

Sheila: “Muy buena idea aislarnos durante 1 semana de nuestro día a día para poner foco en un tema concreto, ¡los resultados no podrían ser mejores!”.

Patricia: “Que un grupo de personas se junten durante toda una semana a pensar y trabajar juntas con foco y dedicación a un objetivo común, evidentemente, ¡funciona!” .

Sara: “A veces lo que parece que es gastar el tiempo nos lo ahorra. Tener la oportunidad de poner foco en algo con gente con distintos perfiles ayuda a ser más eficientes”.

Luciana: “¡Este acelerón nos ha permitido hacer en 5 días lo que habríamos hecho durante varios meses! Tener a las personas correctas poniendo foco y sin distracciones nos da mucha más eficiencia… y además, crea equipo 🙂

¿Qué resultados sacamos del acelerón?

Conseguimos el objetivo y fuimos capaces de definir 23 casos de uso, con sus diferentes subcasos, lo que implica que definimos un caso de uso cada hora y media mientras que los casos previos los estábamos definiendo  en dos horas y media cada uno. Con esos casos definidos hemos sido capaces de crear un backlog que hemos priorizado por valor, y el roadmap del proyecto que iremos iterando con los aprendizajes en el camino.

Pero aunque el objetivo principal eran los casos, sacamos tiempo para trabajar en definir las necesidades que tenemos que cubrir para ser capaces de mostrar información más relevante a los clientes y también hacer una retrospectiva. Utilizando la técnica del Lean Coffee y con ayuda de Fran, el Agile Coach del departamento de Gestión del Cambio de Twyp & Data Officer, conseguimos encontrar qué cosas estaban funcionando y puntos de mejora, ayudándonos a mejorar como equipo y ser más eficientes.

Por último, destacar que conseguimos conocernos mucho más como equipo y que la unión y energía que conseguimos sigue presente en el día a día del proyecto.

Conclusión

La mejor manera de resumir lo positivo de la experiencia es que todos repetiríamos y lo recomendamos. Como ha dicho el equipo, que un grupo de personas se junten durante toda una semana a pensar y trabajar juntas con foco y dedicación a un objetivo común, evidentemente,¡ funciona!