Todos los días, según me voy acercando a la oficina, trato de visualizar en mi cabeza la agenda del día para tratar de hacerme una idea de lo que me espera. Esa agenda “totalmente alicatada” que apenas deja espacio, a veces, ni para comer. Además, hay que contar también con las interrupciones que ocurrirán en forma de “¿tienes un minuto?” Tu equipo, tus pares o tu responsable demandará tu atención para que aclares algo, des tu opinión o tomes una decisión que desbloquee determinada situación. Y tendrás que estar ahí para atenderlos ;-).

Para enfrentarte a todo esto es importante organizarse y ser sistemático. Yo, que soy ingeniero, adoro intentar ordenar las cosas con proceso y disciplina. ¿Cuántas veces habéis cambiado la forma de organizar vuestro correo electrónico? ¿Cuántos tipos de cuadernos habéis utilizado para tratar de organizarnos mejor? ¿Cuántos postits pueden llegar a colgar del monitor con tareas, recordatorios o anotaciones? A mí, nada de eso me ha funcionado. Hace dos veranos me compré el libro “Getting things done”. En este libro, David Allen nos presenta este método de gestión (GTD) que ayuda a organizarte con más eficacia. He intentado varias veces utilizar este sistema; siempre sin sin éxito. Pero hace unos meses me tuve que poner serio, porque notaba que la situación se me escapaba de las manos. El día a día me ahogaba. Decidí volver a intentarlo tratando de ser más disciplinado y ahora, aunque mi práctica no es perfecta, estoy consiguiendo establecerlo de forma constante. Ya sabéis que para que algo se convierta en un hábito necesitas, al menos, ser constante durante 21 días.

El objetivo de este post no es contar en detalle el método, porque para eso tenéis tanto el libro como cientos de recursos en la red que os los explicarán mucho mejor que yo. El objetivo es conseguir despertar en vosotros la inquietud de querer profundizar en el tema.

Vamos a ello. El método te hace pasar por 5 fases con objetivos muy concretos, tal y como muestro a continuación:

Recopilar: Debemos guardar todo aquello que tenemos que recordar, realizar o hacer seguimiento en algún almacén. Ejemplos de almacenes son el buzón de correo electrónico, la libreta, el portátil o la tableta. GTD denomina a estos almacenes “cubos”. El objetivo de esta fase es vaciar nuestra mente de todas esas cosas para poder concentrarnos en realizar tareas. Esto último es parte clave del método.

Procesar y organizar: Se trata de procesar los cubos y determinar las tareas que deben realizar. El siguiente dibujo muestra el flujo que se debe aplicar en estas dos fases:

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Respecto a la organización, nos propone utilizar tres listas de acciones:

  • En espera: Para todas aquellas acciones que hayas delegado en tu equipo. De esta forma, podrás realizarle el seguimiento adecuado.
  • Acciones próximas: Para todas aquellas acciones que hayas diferido porque requieren más de dos minutos para ser completadas.
  • Proyectos: Si para completar una tarea tienes que realizar múltiples acciones, deberás crear un “Proyecto” y revisarlo periódicamente para asegurar que tienes siempre al menos una acción próxima.

Revisar: Revisaremos periódicamente nuestras listas y proyectos y las priorizaremos en función de su urgencia e importancia.

Hacer: No nos servirá de nada todo lo anterior si no realizamos realmente las acciones que hemos priorizado. El groso de nuestro tiempo debe estar en esta fase.

 

¿Qué os parece? ¿Sencillo? En el papel lo parece, pero no os creáis que resulta fácil llevarlo a la práctica. Yo llevo ya varios meses utilizándolo y aún sigo aprendiendo. En cualquier caso, creo que me va mucho mejor. Estoy menos estresado y tengo la sensación de que avanzo. Creo que mi equipo lo ha notado también. Dicen que no se me escapa una 😉 y que delego mucho mejor.

Durante todo este tiempo he cometido muchos errores y he tenido una mala praxis, pero esto forma parte del aprendizaje. Para evitaros algunas de estas situaciones, quería compartir algunos trucos que a mí me han funcionando:

  • Busca algún software que te ayude a implementar el método. Yo utilizo todoist porque es gratis y es accesible a través del ordenador, tableta o móvil, pero hay cientos de ellos.
  • No proceses los cubos más de dos o tres veces al día. Tienes que tratar de equilibrar adecuadamente el tiempo que dedicas a “hacer vs gestionar”. En poco tiempo encontrarás tu ritmo.
  • El ritmo que te propongas tener debe ser sostenible. Es muy importante conciliar adecuadamente tu vida profesional con tu vida personal para desconectar. Hay que tener presente que es la mejor manera para cargar energía. Sin esa energía tu productividad será mucho peor.
  • Desactiva las notificaciones de tu correo electrónico para evitar atenderlo. Éste es el cubo que más tiempo roba. Recuerda que sólo debes leer el correo electrónico cuando estés ejecutando una fase de procesamiento.
  • Centra tu actividad en las fases de Revisar y Hacer. Para ello, piérdete de vez en cuando. Sal de tu sitio para que no te encuentren, aunque sin abusar… Tu equipo necesita que estés también cerca de ellos.
  • No delegues por correo electrónico salvo que sean tareas muy sencillas. Siéntate con el equipo para asegurarte de que tienen toda la información.
  • Imprímete el flujo para procesar y organizar los “cubos” y repásalo a menudo.
  • Sé disciplinado. Al principio cuesta, pero luego sale. Esto es como montar en bici, nadar o conducir.

¿Os atrevéis a explorarlo? Os invito a hacerlo. Sólo necesitaréis disciplina, perseverancia, y ganas de mejorarse uno mismo. Nada de esto te costará dinero;-).

Bueno, ya me diréis.

Gracias por leerme, José San Román.